Die coop eG steht vor einer grundlegenden Weiterentwicklung ihres Geschäftsmodells. Ziel des Innovationsvorhabens ist es, die Genossenschaft zu einer digitalen Plattformorganisation weiterzuentwickeln, die Mitglieder, Mietende und regionale Kooperationspartner in einem gemeinsamen Ökosystem miteinander verbindet. Im Mittelpunkt steht dabei die Entwicklung einer Mitglieder-App, über die sämtliche Leistungen und Interaktionen zentral abgebildet werden. Diese Plattform schafft erstmals eine direkte, multidirektionale digitale Verbindung zwischen den Mitgliedern, der Genossenschaft und ihren Partnern und erweitert damit das bisherige Geschäftsmodell um einen skalierbaren, serviceorientierten Bestandteil. Das Projekt ist damit nicht nur eine technologische Modernisierung, sondern ein struktureller Wandel in der Art, wie die coop eG Wert schafft, Beziehungen pflegt und ihre Rolle als genossenschaftlicher Akteur versteht. Zudem bildet sie den Grundstein für datenbasierte Entscheidungsprozesse in der Organisation. Durch die Nutzung der App lassen sich Rückschlüsse auf die Interaktion zwischen Mitgliedern, der coop eG und ihren Kooperationspartnern gewinnen. Dies hilft dabei das Service- und Immobilienangebot kontinuierlich im Einklang mit den Wünschen der beiden Kernzielgruppen zu erweitern.

Damit ein solches Geschäftsmodell gelingen kann, müssen auf prozessualer und systemischer Ebene jedoch Voraussetzungen geschaffen werden. Hierzu zählen etwa Eigenschaften wie ein sehr hoher Automatisierungsgrad, ein konsistente Datenbasis, nutzerzentrierte Serviceprozesse mit hohem Self-Service Anteil sowie durchgängig digitale End-to-End Prozesse. Prozess- und Systemlandschaft der coop eG sind in ihrer heutigen Ausgestaltung allerdings geprägt von einer Vielzahl manueller Tätigkeiten, Medienbrüchen, inkonsistenten Datenbeständen und infolgedessen fehlender Skalierbarkeit. Zudem führen diese Umstände wiederholt zu Fehlern in geschäftskritischen Prozessen wie etwa der Dividendenabrechnung. Zusammen mit der Entstehung der Mitglieder App sollen diese Missstände im Zuge des Innovationsvorhabens adressiert werden. Die Idee zur Mitglieder-App entstand aus einer Zusammenarbeit mit der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel im Rahmen der „Digital Challenge“ im Jahr 2021. Studierende entwickelten dabei Konzepte, wie sich die Beziehung zwischen der coop eG und ihren Mitgliedern digital weiterentwickeln lässt. Diese Kooperation lieferte entscheidende Impulse für den Aufbau einer Plattform, die über klassische Mitgliederkommunikation hinausgeht und den Dialog zwischen Genossenschaft, Mitgliedern und Partnerunternehmen neu definiert. Die wissenschaftliche Perspektive der Universität half, die App nicht als reines Informationsmedium, sondern als zukunftsweisendes Geschäftsmodell zu denken – eine Plattform, die wirtschaftliche, soziale und digitale Mehrwerte miteinander verbindet.

Die digitale Plattform fungiert künftig als zentraler Zugangspunkt für alle Leistungen der coop eG. Mitglieder können darüber ihre Genossenschaftsanteile verwalten, Beitritte digital abwickeln, Dokumente wie Mietverträge oder Nebenkostenabrechnungen einsehen und direkt Serviceleistungen beauftragen. Gleichzeitig wird die App zur Kommunikationsschnittstelle zwischen Mitgliedern und Kooperationspartnern: lokale Dienstleister oder Einzelhändler können hier ihre Angebote platzieren und Mitglieder gezielt ansprechen. Dadurch entsteht ein digitaler Marktplatz, der über klassische Mitgliederkommunikation hinausgeht und das Alleinstellungsmerkmal der coop eG – die Verbindung wirtschaftlicher und sozialer Mehrwerte – in die digitale Welt überträgt.

Diese Erweiterung des Geschäftsmodells erfordert tiefgreifende Veränderungen in den internen Strukturen und Prozessen.  Wenn die coop eG die Basis für ein solches Plattformmodell legen möchte, so müssen diese zukünftig vollständig digital erfolgen. Gegenwärtig ist dies nicht gegeben. So werden etwa Buchungsbelege nicht zwischen den Systemen ausgetauscht, sondern müssen gedruckt und händisch von Fachbereich zu Fachbereich übergeben werden. Auch werden Buchungen zwischen Haupt- und Nebenbuch händisch übertragen, was Fehlerpotenzial birgt und somit Inkonsistenzen in den Daten fördert. Die Bereinigung dieser Inkonsistenzen ist bereits heute ein wesentlicher und arbeitsintensiver Schritt im Zuge des Jahresabschlusses. Ein solcher IST-Zustand ist schlicht keine Grundlage für ein datengetriebenes Plattformmodell.

In Zukunft soll die coop eG daher über digital integrierte Prozesse verfügen, die Daten in kurzen Zeitabständen automatisiert zwischen den Systemen austauschen. Konsistente Datenbestände werden garantiert. Gleichzeitig wird die Struktur des Archivsystems so angepasst, dass es als einheitlicher Datenfundus für zukünftige Optimierungsmaßnahmen fungieren kann. Die Anpassungen bilden einen entscheidenden Schritt im Hinblick auf die Analyse der zukünftig zu erhebenden Daten und somit auch bezüglich der datenbasierten Weiterentwicklung der Services und Prozesse.

Die Digitalisierung ist daher kein Selbstzweck, sondern Voraussetzung, um das neue Plattformmodell operativ umzusetzen. Prozesse in der Mitgliederbetreuung, der Finanzbuchhaltung und der Kommunikation werden so gestaltet, dass sie mit den Anforderungen einer digitalen Serviceorganisation kompatibel sind.

Die Prozessinnovation konzentriert sich auf die Einführung eines einheitlichen Prozess- und Datenmanagements. In den Bereichen Mitgliederbetreuung und Finanzbuchhaltung werden die Soll-Prozesse so definiert, dass sie sowohl die neuen digitalen Services als auch klassische Verwaltungsvorgänge abbilden können. Workflows, Freigabeprozesse und Kommunikationswege werden standardisiert und digitalisiert, um Medienbrüche zu vermeiden und die Qualität der Daten zu erhöhen. Die Mitgliederbetreuung wird dadurch zu einem datengetriebenen, serviceorientierten Bereich, der personalisierte Leistungen anbieten und Rückmeldungen aus der App direkt in operative Entscheidungen einfließen lassen kann.

Die Mitarbeitenden werden in die Entwicklung dieser neuen Abläufe von Beginn an eingebunden. Sie übernehmen aktive Rollen in der Gestaltung der Soll-Prozesse und werden schrittweise befähigt, diese nach Projektende selbstständig weiterzuentwickeln. Damit entsteht langfristig eine lernfähige Organisation, die sich kontinuierlich an die Bedürfnisse ihrer Mitglieder und Partner anpassen kann. Das Veränderungsmanagement legt dabei besonderen Wert auf Kommunikation, Transparenz und die Einbindung aller Hierarchieebenen. 

Mit der Einführung dieser Systemlandschaft entsteht die technische Grundlage für die zukünftige Plattformstrategie. Sämtliche Anwendungen sind modular aufgebaut und können bei Bedarf um weitere Funktionen oder Partnerlösungen erweitert werden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Systeme an die Prozesse der coop eG angepasst werden – nicht umgekehrt. So bleibt die Organisation flexibel und kann auf neue Anforderungen aus dem Markt oder seitens der Mitglieder unmittelbar reagieren.

Um heutige und zukünftige Anforderungen möglichst optimal erfüllen zu können soll der Umstieg auf zwei spezialisierte Systeme erfolgen, welche diese gemeinsam abbilden. Durch die Nutzung spezialisierter Anbietersysteme kann hier eine optimale Lösung für die jeweiligen Fachbereiche eingeführt werden: ein System für die Mitgliederbetreuung sowie eine moderne Lösung für die Finanzbuchhaltung. Während das System für die Mitgliederbetreuung im Rechenzentrum eines externen Dienstleisters betrieben werden soll, soll der Betrieb der Finanzbuchhaltung in einer cloudbasierten Umgebung erfolgen. Diese Kombination ermöglicht eine verlässliche Datensynchronisation über standardisierte Schnittstellen und sorgt für ein durchgängiges Informationsmanagement.

Insbesondere relevant sind im Zuge dieser Entscheidung die Abdeckung heutiger fachlicher Anforderungen, sowie im Zuge der Mitgliederverwaltung die Anpassungsfähigkeit des Systems. Im Hinblick auf die Finanzbuchhaltung mit stark standardisierten Prozessen soll die Integration von Künstlicher Intelligenz dazu genutzt werden, Abläufe zu automatisieren, Mitarbeitende zu entlasten und somit Kapazitäten für die Weiterentwicklung der Organisation zu schaffen.

Eine Anpassung des gegenwärtigen ERP-Systems scheidet aus unterschiedlichen Gründen aus. Zum einen ist das System stark historisch gewachsen. Dies führte bereits in der Vergangenheit zu Instabilitäten und wiederholten Systemfehlern, wie jüngst im Zuge der Dividendenberechnungen. Anpassungen wie etwa die zusätzliche Entwicklung von Analytics-Funktionalitäten wie sie zukünftig benötigt werden, würde diese Instabilität nur weiter intensivieren. Derartige Instabilitäten hätten zudem in einer datenbasierten Organisation, welche auf dieser Basis Prozess- und Serviceoptimierungen durchführt gravierende Risiken für das Geschäftsmodell zur Folge. Fehlentscheidungen und in der Folge eine Verschlechterung von Services und eine Abwanderung der Mitglieder sind zu erwarten. Und selbst wenn diese Risiken tragbar wären, stiegen damit gleichzeitig die Kosten für Wartung- und Betrieb erheblich, was die ohnehin schon herausfordernde Transformation der coop eG nur unnötig belasten würde. Auch fehlt es gänzlich an Möglichkeiten zu Integration zukunftsweisender Technologien wie Künstlicher Intelligenz.

Durch die Ablösung des veralteten ERP-Systems wird die digitale Leistungsfähigkeit der coop eG erheblich gesteigert. Die Einführung von E-Rechnung, digitalen Beitrittsprozessen und automatisierten Workflows sichert die Versorgung von rund 70.000 Mitgliedern und reduziert – wie vergleichbare Projekte zeigen – den Papierverbrauch und die Bearbeitungszeiten signifikant. Darüber hinaus sind Skaleneffekte zu erwarten: Standardisierte Prozesse und eine konsolidierte Systemlandschaft erleichtern zukünftige Expansionen, etwa durch neue Standorte oder Partnerprogramme, ohne einen proportionalen Anstieg der internen Aufwände. Die strukturierte Datengrundlage ermöglicht zudem die Einführung datengetriebener Serviceangebote wie automatisierte Empfehlungsfunktionen in der App, die zusätzliche Ertragsquellen erschließen können.

Die innovative Kraft des Projekts liegt damit nicht allein in der Digitalisierung bestehender Abläufe, sondern in der konsequenten Weiterentwicklung des genossenschaftlichen Geschäftsmodells. Die coop eG entwickelt sich von einer verwaltenden Organisation zu einer aktiven Plattform, die Mitglieder, Mieter und Kooperationspartner miteinander vernetzt. Sie wird dadurch zu einem digitalen Knotenpunkt regionaler Wertschöpfung und stärkt ihre Rolle als Impulsgeberin für nachhaltige Wirtschaftsentwicklung in Schleswig-Holstein. Die Anpassung der Prozesse und Systeme ist in diesem Zusammenhang kein Selbstzweck, sondern die notwendige Voraussetzung, um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten.